Šias pareigas einanti darbuotoja vykdo šias funkcijas:
- aptarnauja asmenis „vieno langelio“ principu, suteikia jiems informaciją apie Tarybos atliekamas funkcijas ir teikiamas paslaugas;
- priima Tarybos gautus dokumentus iš kurjerių, faksu, elektroniniu paštu, per e.sistemą, e.valdžios sistemą ar kt. būdais gautus dokumentus, juos nuskaito (skenuoja) ir registruoja Tarybos informacinėje sistemoje, siekiant operatyvios ir sistemingos Tarybos veiklos;
- registruoja siunčiamus dokumentus Tarybos informacinėje sistemoje, susieja elektroninius dokumentus ar skaitmenines jų kopijas su jų registracijos kortelėmis, gautais dokumentais, kontroliuojamais pavedimais, kad būtų užtikrinta efektyvi Tarybos veikla;
- siunčia Tarybos informacinėje sistemoje užregistruotus Tarybos dokumentus per kurjerį, faksu, per e.sistemą, e.valdžios sistemą ar kt. būdais, siekiant, kad suinteresuotus asmenis informacija pasiektų operatyviai.
- nustato, kokią informaciją ir dokumentus pagal galiojančius teisės aktus privalo pateikti asmuo, kuris kreipiasi į Tarybą. Numato, kokią informaciją Taryba gali gauti iš savo administracinių padalinių ir kitų institucijų. Prašo asmenį, kuris kreipiasi į Skyrių, pateikti informaciją ir dokumentus, kurių Taryba pati negali gauti arba kuriuos pagal galiojančius teisės aktus privalo pateikti besikreipiantis asmuo, bet jų nepateikė;
- asmens pageidavimu informuoja jį apie jo prašymą ar skundą nagrinėjantį valstybės tarnautoją ar darbuotoją, dirbantį pagal darbo sutartį, ir prašymo nagrinėjimo eigą;
- konsultuoja Skyriaus darbuotojus dėl rengiamų dokumentų įforminimo, bylų sudarymo, saugojimo ir archyvavimo;
- daro dokumentų kopijas ir nuorašus, tvirtina juos;
- siunčia dokumentus ir korespondenciją adresatams paštu (paprastu laišku, registruotu laišku ar per kurjerį), elektroniniu paštu, faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais;
- paruošia kanceliarinių prekių išdavimo, paskirstymo, nurašymo aktus, pagal kompetenciją rengia dokumentų projektus;
- sudaro visas pagal Dokumentacijos planą Skyriui priskirtas bylas, teikia siūlymus Veiklos valdymo skyriui dėl dokumentacijos plano papildymo;
- tvarko Skyriui pagal Dokumentacijos planą priskirtas bylas, užtikrina tinkamą bylų apskaitą ir jų saugojimą;
- nuolat ir ilgai saugomas bylas, atsižvelgdamas į teisės aktų nustatytą tvarką ir terminus, perduoda į Tarybos archyvą;
- teikia pasiūlymus Skyriaus vedėjui ir Tarybos Dokumentų ekspertų komisijai dėl bylų naikinimo ir rengia naikinti atrinktų bylų aktų projektus;
- rengia tarnybinių pranešimų projektus dėl Skyriaus valstybės tarnautojų ir darbuotojų komandiruočių, rūpinasi kitais su komandiruotės Lietuvoje organizavimu susijusiais klausimais; suderina tarnybinius pranešimus e-sistemoje.
- teikia siūlymus Skyriaus vedėjui dėl Skyriui reikalingų įsigyti prekių, paslaugų ar darbų;
- organizuoja svečių priėmimą Skyriuje rengiamų susitikimų, pasitarimų, posėdžių ir kitų renginių metu ir pasirūpina techniniu renginio aptarnavimu;
- informuoja Skyriaus darbuotojus apie organizuojamus susitikimus, pasitarimus, posėdžius ar kitus renginius;
- periodiškai teikia Skyriaus vedėjui kontroliuojamų pavedimų suvestinę ir informaciją apie pavedimų vykdymo eigą;
- gavus informaciją iš specialistų bei vadovaujantis metiniu patikrinimo planu, parengia, suderina e-sistemoje raštus dėl deklaracijų pateikimo, siuntimui;
- pildo gautų deklaracijų suvestines;
- pildo administracinių nusižengimų tyrimų suvestines;
- analizuoja administracinių nusižengimų tyrimų užduočių savalaikį vykdymą ir teikia informaciją Skyriaus vedėjui;
- analizuoja metinio plano savalaikį vykdymą ir teikia informaciją Skyriaus vedėjui;
- tikrina kelionės lapuose teikiamą informaciją ir siunčia pasirašyti, suderinti e-sistemoje kelionės lapus atsakingiems asmenims;
- ruošia dokumentus inventorizacijai, tvarko turto perdavimo dokumentus Skyriaus darbuotojams.
- renka, sistemina informaciją ataskaitų rengimui: skyriaus veiklos, skundų klasifikatorių, surašytų administracinių nusižengimo bylų dokumentų, pateiktų deklaracijų, transporto (kuro) išlaidų panaudojimo informaciją ir teikia Skyriaus vedėjui;
- tvarko Skyriaus materialųjį ir nematerialųjį turtą;
- vykdo išorinių kontaktų paiešką ir suveda e-sistemoje;
- vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, tvarko bylas ir archyvą, rūšiuoja, atrenka ir paruošia dokumentus naikinimui;
- Skyriaus vedėjo pavedimu vykdo kitus su Tarybos ar Skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus, kad būtų pasiekti Tarybos strateginiai tikslai.
Darbuotoja, einanti šias pareigas, turi atitikti šiuos reikalavimus:
- turėti ne žemesnį kaip aukštasis universitetinis išsilavinimas su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu arba aukštasis koleginis išsilavinimas su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu;
- turėti ne mažesnę kaip 2 metų darbo patirtį asmenų aptarnavimo ir dokumentų valdymo srityse;
- būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos teisės aktais, reglamentuojančiais energetikos sritį, viešąjį administravimą, asmenų aptarnavimą, dokumentų valdymą;
- gebėti kaupti, sisteminti ir apibendrinti bei analizuoti informaciją, sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;
- mokėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo darbą;
- būti gerai susipažinęs su dokumentų rengimo ir archyvavimo taisyklėmis, gebėti jas taikyti praktiškai;
- mokėti dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: (MS Office programomis).
