Darbuotoja atlieka šias funkcijas:
• Administruoja dokumentų valdymo sistemą „Avilys" (toliau – DVS), telefonu, žodžiu, tiesiogiai konsultuoja Tarybos darbuotojus dėl iškilusių problemų, ieško sprendimų persijungęs prie atitinkamo darbuotojo paskyros ir t. t.
• Atlieka DVS veiksmų auditą, rengia ataskaitas, teikia siūlymus dėl DVS funkcionalumų tobulinimo.
• Registruoja DVS problemas, prižiūri ir kontroliuoja problemų išsprendimą.
• Prižiūri ir kontroliuoja E. pristatymo funkciją, esančią DVS.
• Rengia technines specifikacijas pirkti paslaugas, susijusias su DVS administravimu ir vystymu.
• Organizuoja Tarybos darbuotojų mokymus apie DVS.
• Registruoja gautus ir siunčiamus dokumentus Tarybos informacinėje sistemoje, susieja elektroninius dokumentus ar skaitmenines jų kopijas su jų registracijos kortelėmis, gautais dokumentais, kontroliuojamais pavedimais, kad būtų užtikrinta efektyvi Tarybos veikla.
• Rengia ir teikia informaciją apie išsiųstus ir gautus dokumentus, siekiant Tarybos vidaus administravimo efektyvumo.
• Užtikrina Tarybos siunčiamų dokumentų siuntų formavimą, jų pristatymą adresatams ar dokumentų išsiuntimą paštu, per kurjerines tarnybas telegrama, faksu, elektroniniu paštu, išsiuntimo rejestrų pildymą, siekiant, kad interesantai būtų laiku informuoti.
• Tikrina siunčiamų dokumentų nuorašų atitiktį originalams ir teisės aktų nustatyta tvarka juos tvirtina, kad būtų užtikrintas oficialus Tarybos bendravimas.
• Priima Tarybos gautas dokumentų siuntas iš pašto ryšių skyriaus, kurjerių, faksu gautus dokumentus, juos nuskaito (skenuoja) ir registruoja Tarybos informacinėje sistemoje, siekiant operatyvios ir sistemingos Tarybos veiklos.
• Teikia informaciją interesantams Tarybos veiklos klausimais, prireikus nukreipia atitinkamos srities specialistams, siekiant užtikrinti efektyvų interesantų aptarnavimą, kad būtų užtikrintas kokybiškas asmenų aptarnavimas.
• Teikia siūlymus Skyriaus vedėjui dėl savo veiklos, informacinės sistemos tobulinimo, naujų technologijų taikymo, priemonių įsigijimo, kad būtų pasiekti Skyriaus tikslai ir uždaviniai.
• Skyriaus vedėjo pavedimu vykdo kitus su Tarybos ar Skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus, kad būtų pasiekti Tarybos strateginiai tikslai.
Darbuotoja turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
• Turėti aukštąjį universitetinį išsilavinimą.
• Turėti darbo patirties dokumentų valdymo ir archyvavimo srityse.
• Būti susipažinusiam ir mokėti taikyti praktikoje Lietuvos Respublikos įstatymus, Respublikos Prezidento dekretus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus, • Tarybos nuostatus ir teisės aktus, reglamentuojančius Tarybos veiklą, asmenų aptarnavimo tvarką.
• Mokėti dirbti kompiuteriu (MS Office programomis).
• Mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas.
• Sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, išmanyti raštvedybos, norminių aktų, nutarimų projektų, protokolų rengimo taisykles.
